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本溪市法学会文书工作制度

作者:bxfxh   文章来源:本溪法学会  更新时间:2011-08-29   

 

认真贯彻实施《中国共产党机关公文处理条例》和市委有关公文处理的规定,按照本制度及各附件办理公文,保证法学会机关公文的统一规范、提高文秘工作质量。
一、主要公文的版头格式、适用范围、办公和发文要求
(一)《本溪市法学会文件》(样式见附件):用于转发上级机关的文件;作出工作部署;向上级机关报告、请示工作和反映重要情况等。内容如果涉密,密级分为绝密、机密、秘密,平件不标密级,由指定印刷厂或本会办公室印制,通过机要、邮局发文或直接送达。文件等级按需当日办理、2日内办理和3日以上办理的紧急程度,分为特急、加急。办公室应根据文件内容,从《文件发送单》中提出发文范文的意见。
(二)《本溪市法学会》公文用笺(样式见附件):用于本会根据授权与市直不相隶属机关、外市法学会之间商洽工作,咨询和答复问题,请求批准和答复审批事项,以及本会不涉密内容的通知,办文和发文效果同法学会文件。
(三)《工作简报》(样式见附件):用于刊登上级关于法学会工作的有关指示和重要会议精神,反映本市及外地法学会的重要工作情况和经验,通报全局性工作和进展情况以及一些突出问题、督促检查工作的情况等。会内人员均可编辑,向办公室要发文编号,一般由秘书长审定签发,特殊内容须经常务副会长审定。其它办文和发文要求同法学会文件。
二、公文起草、校核、签发
(一)公文的起草应做到:符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示、规定,完整、准确地体现发文机关的意图;紧密联系本会工作实际,全面准确地反映客观实际情况,提出的政策措施切实可行;人名、地名、时间、数字、引文准确;文种、格式等使用正确。公文文稿内容如涉及其他部门和单位的工作,承办人应主动与有关方面协商,统一意见;如果意见不一致,要如实反映,提请学会领导协调和决定。
(二)公文文稿由负责起草、审核、会签、校对。程序是:1、拟稿人起草文稿后,要按发文稿纸的要求,填全填准各项内容。2、经秘书长深个审稿后交办公室复核。3、复核的内容是:是否确需行文;报批程序是否符合规定;有无错别字、不规范提法;发文范围、份数等有关公文起草的其他要求。如文稿需作较大修改,应请示专职副会长定稿。4、送秘书长审核后,由专职副会长审定签发,并负责与有关部门联合行文文件的会签。5、负责该文件校对的人员将文稿与磁盘交打字员出大样和编号。6、送指定印刷厂和在本会印制,并负责校对。7、负责文件封装、发送。
    (三)签发公文的原则。以本溪市法学会名义上报下发的公文,由会长签发,一般情况下由专职副会长签发。联合行文的文件,须经所有联署机关的主管领导会签。另人签发公文应明确签署意见,并写上姓名和时间,若圈阅则视为同意。
三、公文办理程序
(一)发文办理。公文经起草、校稿、复核、领导审批签发,校对后转人发文办理,其程序是:
1、登记。由办公室将公文标题、分送单位、密级等级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、抄报(抄送)机关、文件份数、发文日期等逐项填写清楚。
2、印发。印制和送发要做到准确、及时、规范、清晰、整洁、安全。
(二)收文办理。其程序是:
1、签收。凡公启文件均由办公室拆封。开会人员带回的文件材料,要及时交办公室收文登记。收文后,要以签字或盖章的方式给发文方以凭据,要逐件清点,重要公文要逐页查点,如发现问题应及时向发文机关查询,并采取相应的措施。急件应注明签收的具体时间。
2、登记。除与发文办理中的“登记”要求相同外,还要填写清楚收文日期、办理情况及公文运转流程等。
3、拟办。办公室在登记之后,迅速将公文交秘书长,由秘书长对公文提出拟办意见后,送常务副会长批示。
4、传阅。一般情况下,请批件按领导人排序由后向前递送。公文传阅后要严格履行登记手续,及时递送,随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。原则上急件须当日阅完,平件2日内阅完。
5、承办。秘书长在承办时应遵循以下圆:属本会职权范围内的事务,应独立负责办理;须报请上级机关审批的事项,应提出处理意见并代拟文稿,一并送请常务副会长审批,重大事项须及时请示、报告。对上级机关公文和领导同志批示要认真负责地研究落实,必须按规定的时限实事求是地上报结果。特殊情况要及时向交办部门说明情况。
6、催办。办公室对公文的承办情况进行督促检查,凡属紧急或重要公文应及时催办,一般公文应定期催办,并随时或定期向会领导反馈办理情况。
四、公文管理
(一)秘密公文的印发、传达范围应严格按照发文机关的要求执行,不得自行扩大阅读和传达范围。
(二)复制上级机关的秘密公文须经发文机关批准或授权。翻印件应注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应加盖复印机关 记。
(三)公文办理完毕,由办公室保存3份,年终按有关规定,将领导签字的底稿、正本和有关材料收集齐全,进行立卷归档。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关立卷归档,相关机关保存复印件。
(四)应按有关规定严格控制文件借阅范围,借阅秘密级以上的文件,须填写《文件借阅登记表》(见附件)和秘书长批准,并在规定时间内(密码电报、绝密文件原则上当天,机密级以下文件一般不超过3天)退回。
五、印章、介绍信管理
(一)印章和介绍信由办公室管理,做好用印登记,并专人亲自盖章;用后及时收藏加锁,不得随意放在明处。保管人因病因事外出,要将印信交给秘书长,不得自行决定委托他人代管。
(二)印章使用必须经秘书长审核签批。
(三)因公使用机关正式介绍信,须经秘书长批准,重要用印须经常务副会长批准,不得携带空白介绍信外出。个人办私事,一般不开介绍信,如确需要,由常务副会长批准。
(四)文件或介绍信加盖印章时,印模要压年盖月,且端正清晰,一律用米红印油或印泥。
六、打字、复印、传真、发电子邮件
(一)办公室负责学会文件、学会领导交办的紧急重要材料的打印。
(二)打印材料原则上按送件先后顺序安排,急件可经秘书长协调优先打印。
(三)打印材料大样,要认真校对,及时返送。经学会领导审定的材料,校对原则上不超过两次,以免重复打印、造成浪费。
(四)复印、传真、发电子邮件须经秘书长同意,严格遵守本会《保密制度》的规定。对未经批准擅自复印、传真、通过电子邮件发密级文件,造成失、泄密者,要按照有关规定严肃追究责任。
(五)复印机、传真机、发电子邮件由办公室负责管理和操作,无特殊情况其他人不得自行操作。复印和传真要本着厉行节约,避免浪费。
(六)本会向有关部门、单位要的传真材料和电子邮件,应向对方告知收文电话、联系人、网址等,并及时处理文件材料。
(七)办公室对上述设备要加强日常保养,发生故障及时督促维修,保证本会工作正常进行。
 
 
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